Как свести к минимуму ошибки в работе.

10 универсальных советов

Мы в агентстве придерживаемся правила – не ошибается тот, кто ничего не делает. Поэтому хочу сразу отметить, что ошибки это нормальное явление, главное их вовремя замечать и исправлять. Но идеализировать ошибки однозначно не стоит. Это безусловный маркер точек роста, но нельзя забывать, что ошибки бывают разные: какие-то можно понять и исправить, а какие-то практические невозможно предотвратить.

Говоря об ошибках и способах их исправления, можно выделить несколько универсальных советов:

Прежде чем думать над способами исправления, важно точно определить, где чаще всего сотрудники могут ошибаться. Скорее всего, руководитель замечает не все проблемы, поэтому для выявления слабых мест можно провести анонимный опрос и узнать подводные камни каждого отдела.

Не поленитесь подумать над вопросами, не все готовы признавать и открыто обсуждать свои ошибки. Поэтому нужно очень корректно составить опрос и дать понять, что это только улучшит работу команды, все в безопасности.

Определив области, в которых совершаются ошибки, пересмотрите ключевые процессы, чтобы ограничить возможность возникновения неправильных действий. Лучший способ – автоматизация. Тут все индивидуально и зависит от вашей отрасли и инструментов, которыми уже пользуетесь в компании.

Например, мы в PR-агентстве, чтобы избежать ошибок в материалах, проверяем их в сторонних сервисах. Это обязательное правило – проверь текст на орфографические ошибки с помощью робота, исправь, перечитай и только потом отправляй руководителю или клиенту.

Дополнительно к автоматизации полезно использовать чек-листы. Такой инструмент особенно полезен для выполнения регулярных задач, например, чек-лист по онбордингу нового сотрудника, чек-лист подготовки презентации или отчета. Такие пошаговые инструкции по выполнению различных задач очень облегчают работу, увеличивают эффективность сотрудников и позволяют избежать многих ошибок.

Также крайне важно убедиться, что каждый сотрудник понимает свои роли и обязанности. Это так же индивидуально для каждого бизнеса, поэтому приведу пример из работы нашего коммуникационного агентства.

Не все менеджеры понимали, что в их обязанности входит сбор первичной документации по подрядчикам. Как следствие, спустя долгое время, при подготовке годового отчета, пришлось в срочном порядке обзванивать десятки людей и экстренно получать документы. Причем чаще всего общаться приходилось с людьми, с которыми до этого контакта не было, а после окончания проекта уже прошло полгода. Много времени и сил было затрачено по сути на исправление ошибок в документообороте, которых можно было бы избежать, сразу четко обозначив задачи и внеся пункт документооборота в чек-лист по закрытию проекта. После того как мы это сделали, таких ситуаций больше не возникало – бухгалтерия и офис-менеджер счастливы.

Поощряйте открытость внутри компании. Каждый сотрудник должен чувствовать себя безопасно, говоря об упущениях руководству и коллегам.

Чем больше ошибок и спорных моментов замалчивается, тем сложнее потом будет их проработать и наладить работу. Открытость и доверие очень важны для успешной и слаженной работы в коллективе. Легче предотвратить, чем исправить.

Рекомендую максимально упрощать сложные задачи, разбивая их на подзадачи и уровни. Это поможет людям не тратить лишнее время на обработку, порой, не нужной информации, не бояться объема и нехватки времени, а подходить к каждому этапу спокойно и четко.

Старайтесь не делать слишком много дел одновременно. Многозадачность – это круто, но важнее всего это конечный результат.

Устраните посторонние отвлекающие факторы и обязательно делайте расслабляющие перерывы. Работа нон-стоп влечет за собой ошибки, чаще всего вызванные простой усталостью. Нужно уметь переключаться и находить время на отдых, чтобы перезагружаться и возвращаться с новыми идеями и силами.

Если вы понимаете, что не успеваете к дедлайну, сообщайте об этом заранее, а не в день сдачи работы. Обсудите возможность переноса срока выполнения работы, помощи. Но точно не нужно сдавать выполненную кое-как работу.

Проверяйте и перепроверяйте сами, если сомневаетесь – попросите коллегу оценить ваши результаты. Перечитывать письма перед отправкой – золотое правило любого менеджера, чтобы случайно не отправить письма с опечатками или приложить не тот файл. И так в любой работе: перед тем как показать руководителю результат, найдите время проверить себя.

Признайте, что ошибки — это часть работы. Но если одна и та же ошибка повторяется больше трех раз – это тревожный сигнал, требующий решительных действий. Основная функция ошибок в нашей команде - непрерывное обучение менеджеров и рассказ об этих ошибках другим сотрудникам.