Как работать с базой СМИ

Советы для начинающего специалиста

Базу СМИ очень удобно составлять в Excel – благодаря обширному функционалу программы можно легко и быстро находить информацию, использовать фильтры и подписывать каждый отдельный лист. Некоторые создают базу СМИ в Google таблицах и, несмотря на то, что это удобно, есть риск утечки конфиденциальных данных.

В базе помимо названия самих изданий надо указать общие контакты издания (телефоны и e-mail), фамилии и имена журналистов, которые пишут на интересующую нас тему, тип СМИ и дополнительные комментарии (особые условия публикации, альтернативные способы связи и т.д.)

! Lifehack: работа с Google Docs

Если вы все же приняли решение работать с Google Docs, по завершении работы обязательно скачайте базу СМИ на компьютер – так вы убережете себя от возможного удаления файла с сервера и утечки данных.

База СМИ для пиарщика – это, пожалуй, самый важный инструмент для работы. Можно даже сказать, что это единственное, что является его личной интеллектуальной собственностью. С ее помощью можно заниматься бесплатным продвижением публикаций и рекламных материалов клиента.

Важно позаботиться о том, чтобы база СМИ была актуальной – это должны быть именно ваши наработанные контакты, а не чужие. Так вы сможете быть уверены, что эти контакты «живые», и материал точно попадет тому журналисту, которому он адресован. Поддержание актуальной базы СМИ по конкретному клиенту — это практически ежедневная регулярная задача, которую делают профессионалы в PR.

! Lifehack: как найти именно ТОГО журналиста

Прежде чем направлять материал в издание, зайдите на сайт СМИ, изучите на какие темы кто из журналистов пишет. В конце каждой статьи обычно есть имя автора. Попробуйте найти контакт именно нужного вам человека. Так вы с большей вероятностью направите материал журналисту, который занимается именно вашей тематикой. Скажем, если вы работаете с недвижимостью, а журналист пишет про рестораны – ничего кроме раздражения запрос на размещение публикации про строительство нового ЖК у него не вызовет (проверено на собственном опыте!).

В общении с журналистами недостаточно просто воспользоваться массовой рассылкой в СМИ и ожидать, что ваш материал будет опубликован - не факт, что журналист прочитал ваше письмо из-за своей загруженности. Более того, при личном общении выше вероятность, что вы сможете убедить его в том, что подготовленный вами материал ему подойдет (здесь важно включить навыки продажника!).

Чтобы убедиться, что журналист ознакомился с вашим письмом, обязательно свяжитесь с ним по телефону (через редакцию) или через мессенджер (например, если у вас есть его прямой контакт). Если вы объясните журналисту важность публикации материала или заинтересуете его эксклюзивными данными или комментариями, то он скорее всего согласится опубликовать ваш материал. Здесь пиарщик ненадолго должен превратиться в крутого продажника ☺

Бывают ситуации, когда даже продвинутые навыки продажника не спасают.
В некоторых случаях ваша публикация просто не вписывается в информационную повестку издания. В любом случае важно поблагодарить журналиста за уделенное вам время и, если это возможно, запросить обратную связь, если материал не подошел (почему, что можно исправить или улучшить на будущее).

В современных реалиях большинство изданий избалованы большим объемом материалов, и поэтому не всегда готовы опубликовать материал на безвозмездной основе. При составлении базы СМИ не стоит пренебрегать контактами, в том числе из рекламных отделов. Для текущей ситуации – это норма, ведь ничто не мешает вам продвигать публикации как платно, так и бесплатно.

Подводя итог, база СМИ – это важный инструмент для продвижения публикаций клиента,
но еще более важно – уметь с ней правильно работать. Такую задачу можно доверить
только профессионалам в PR.